Anschließend stellte Brigitte Sliwa, E-Government-Projektkoordinatorin der Stadt Soest, das Modellprojekt „Digitale Postbearbeitung“ vor, das in den letzten Monaten in Kooperation mit der Deutschen Post AG in den Städten Soest und Lippstadt sowie dem Märkischen Kreis durchgeführt wurde. Im Rahmen der digitalen Postbearbeitung sollte gemeinschaftlich eine organisatorische und technische Lösung für die gemeinsame Abwicklung des Postein- und ausgangs der beteiligten Kommunen in digitaler Form gefunden werden. Mit Hilfe eines effizienten Dokumentenmanagementsystems werde eine medienbruchfreie Sachbearbeitung gewährleistet. Im Kern gehe es darum, die Optimierungspotenziale des digitalen Schriftverkehrs zu identifizieren, die fachlichen Kernanforderungen zu spezifizieren und ein auf andere Kommunen übertragbares Realisierungskonzept zu entwickeln, so Sliwa zu den Zielsetzungen des Projekts. Dabei spiele der Gedanke der interkommunalen Kooperation zur Generierung von Synergieeffekten eine bedeutende Rolle.

In einer offenen Arena unter der Moderation von Franz-Reinhard Habbel diskutieren Brigitte Sliwa, Walter Böhle, Stadt Lippstadt, Dirk Lönnecke, Kreisdirektor Kreis Soest, Stefan Schmidt von der Deutschen Post AG, Prof. Dr. Jürgen Stember, Hochschule Harz sowie Jürgen Platte, d-NRW, über die Potentiale und Herausforderungen einer fortschreitenden Digitalisierung der Verwaltung.

Abschließend griffen die Teilnehmer in zwei Arbeitsgruppen mit unterschiedlicher Schwerpunktsetzung die Tagungsinhalte auf, um diese vertiefend zu diskutieren und weitere Reformmöglichkeiten sowie Lösungsansätze für die eigene Kommune zu erarbeiten.