Diese und weitere zentrale Aspekte griff der Deutsche Städte- und Gemeindebund (DStGB) im Rahmen einer DStGB-Lounge am 05. Dezember 2011 beim Sparkassenverband Westfalen-Lippe in Münster auf. Unter dem Titel „Vom Papier zum Pixel - Der Weg zur digitalen Verwaltung“ diskutierten rund 45 Teilnehmerinnen und Teilnehmer über Möglichkeiten der elektronischen Verwaltungsmodernisierung. Unter anderem ging es um die Potentiale des „E-Postbrief“ der Deutschen Post AG. Heinz-Hermann Herbers, Geschäftsbereichsleiter der Post, sprach über die wesentlichen Funktionen dieses neuen Services sowie mögliche Einsparpotentiale hinsichtlich digitalisierter Verwaltungsprozesse. „Wenn man die Fachverfahren digitalisiert, können Kommunen bis zu 70 Prozent an Kosten einsparen. Dies betrifft nicht nur große, sondern auch kleinere Kommunen“, so Herbers. Der E-Postbrief biete den Gemeinden wiederum die Möglichkeit, zuverlässig, vertraulich und verbindlich mit dem Bürger zu kommunizieren, sowohl im elektronischen als auch weiterhin auch im physischen Bereich.

Franz-Reinhard Habbel, Sprecher des DStGB, stellte in seinem Vortrag die aktuelle Situation der Verwaltungen dar und wagte einen Ausblick auf die Entwicklungen der Zukunft: „Städte und Gemeinden stehen vor großen Herausforderungen. Dabei geht es um kommunale Zukunftshemen wie Bildung, intelligente Stadtentwicklung, Energiewende oder aber Mobilität. Bisherige Prozesse und Strukturen müssen auf diese neuen Aufgabenfelder ausgerichtet werden“, sagte Habbel. Interkommunale Kooperationen seien innerhalb dieser strukturellen Anpassungen von großer Bedeutung, da mittels dieser Zusammenschlüsse Synergieeffekte erschlossen werden könnten. Gerade in einer zunehmend globalen Welt werde die Verwaltung zu einem wichtigen Standortfaktor, so Habbel weiter. Das gelte auch und insbesondere für die kleine Gemeinde im Sauerland oder im Bergischen Land, weil die Leistungsfähigkeit einer Volkswirtschaft auch im Wesentlichen von der Leistungsfähigkeit der Verwaltung abhinge. „Dazu zählt die Bereitstellung moderner Infrastruktur, ich denke an Breitband, aber auch an zeitnahe Genehmigungen und flexible Regelwerke.“, stellte Habbel fest.

Nach den Impulsvorträgen fand eine Podiumsdiskussion mit Dirk Lönnecke, Kreisdirektor des Kreises Soest, Prof. Dr. Jürgen Stember, Dekan des Fachbereichs Verwaltungswissenschaften Hochschule Harz, Wolfgang Scherer, stellvertretender Geschäftsführer des Rechenzentrum Minden Ravensberg/Lippe und Heinz-Hermann Herbers statt. Im Verlauf der Diskussion wurde deutlich, dass es bei der Modernisierung der Verwaltung künftig verstärkt darum geht, wie das Prozessmanagement im Einzelnen gestaltet werden kann. Entscheidend sei „die Entrümpelung von Prozessen, bei der man sich drüber Gedanken machen sollte, in welchen Strukturen, welchen Abläufen die Verwaltung derzeit noch arbeitet.“ Heute existiere die grundsätzliche Unterscheidung in Ablauforganisation und Aufbauorganisation einer Verwaltung. Nach Ansicht Stembers wurde sowohl in der Vergangenheit als auch noch aktuell zu sehr die Aufbauorganisation betont. Überall wo neue Aufgaben entstünden, würde zunächst gefragt: Wo sei man als Mitarbeiter dabei im Organigramm oder wo tauche dort die Aufgabe auf, als zu fragen: Wie organisiere man den Prozess optimal, so Stember. Die Prozessoptimierung müsse daher zukünftig mehr in den Fokus gerückt werden.

Die Veranstaltung „Vom Papier zum Pixel“ des Deutschen Städte- und Gemeindebundes bot viele neue Impulse und Erfahrungen, die den Austausch zwischen den Akteuren vertiefen werden. „Die Aufgabenspektren der Gemeinden werden sich in den nächsten Jahren verändern  – weg von der Administration hin zur Beratung, zur Befähigung von Bürgern auch als Co-Produzent von Verwaltung aufzutreten und Netzwerke zu bilden. Hier wird es eine neue Art von Bürgerselbstverwaltung geben.“, prognostizierte Habbel abschließend.

Die Veranstaltung richtete sich an OberbürgermeisterInnen, BürgermeisterInnen und Entscheidungsträger aus Städten, Gemeinden und Landkreisen sowie die gesamte Fachöffentlichkeit. Das Ziel der Reihe der „DStGB-Lounges“ ist es, Zukunftsthemen der Kommunen in rund dreistündigen Veranstaltungen gemeinsam zu diskutieren, diese aus verschiedenen Blickwinkeln zu beleuchten und Lösungsansätze zu erschließen.