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2017-05-24
Runder Tisch „Rechtskonforme E-Akte“
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Der im Rahmen des IT-Gipfels gegründete Runde Tisch „Rechtskonforme E-Akte“ hat eine „Leitlinie zum ersetzenden Scannen in Kommunen nach TR RESISCAN“ veröffentlicht. Der Praxisleitfaden stellt ein wirksames Hilfsmittel für Kommunalverwaltungen zur einfachen und rechtssicheren Digitalisierung von Papierdokumenten nach der Technischen Richtlinie TR-03138 RESISCAN dar.

Elektronische Akten sind eine wesentliche Grundlage der Verwaltungsmodernisierung. Da derzeit noch ein großer Anteil von Dokumenten in konventioneller Form vorliegt, ist die Digitalisierung von Papierdokumenten von wachsender Bedeutung.

Mit dem Ziel, die Lücke zwischen abstrakten und uneinheitlichen rechtlichen Anforderungen und zuverlässiger technischer Realisierung des Scannens zu schließen, hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) die Technische Richtlinie „BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN)“ entwickelt. Die von der Bundesverwaltung erarbeitete Richtlinie hat auf kommunaler Ebene zu Unsicherheiten hinsichtlich der rechtskonformen Übertragung von Schriftgut in elektronische Dokumente nach dem Stand der Technik geführt. Vor dem Hintergrund hat sich im Rahmen des Nationalen IT-Gipfels auf Initiative des Landkreises Breisgau-Hochschwarzwald ein Runder Tisch „Rechtskonforme E-Akte“ gegründet, bei dem Praktiker aus Kommunalverwaltungen, die Bundes-Arbeitsgemeinschaft Kommunaler IT-Dienstleister (Vitako) und die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) in Abstimmung mit dem BSI eine „Leitlinie zum ersetzenden Scannen in Kommunen nach TR RESISCAN“ erarbeiteten. Der Leitfaden entstand arbeitsteilig durch eine von Vitako geleitete Arbeitsgruppe „Musterverfahrensbeschreibung“ und eine von der KGSt geleitete Arbeitsgruppe „Schutzbedarfsanalyse“.

Der gemeinsame Praxisleitfaden für Kommunen dient der einfacheren und rechtssicheren Anwendung der TR RESISCAN. Er gilt einerseits als Meilenstein auf dem Weg zur flächendeckenden Verbreitung der rechtskonformen E-Akte und ist andererseits ein Beispiel für fruchtbare ebenenübergreifende Zusammenarbeit zwischen BSI und Kommunen.

Der Leitfaden ist im Anhang abrufbar.

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