Unter dem Titel „Von der Akte zum Algorithmus: Prozessautomatisierung in Kommunen“ wurde am ersten Veranstaltungstag über die Automatisierung von Verwaltungsprozessen diskutiert: Diese verspricht nicht nur Entlastung für Mitarbeitende, sondern auch schnellere Abläufe, mehr Transparenz und weniger Bürokratie. Zusätzlich bietet Automatisierung die Möglichkeit kommunale Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten und zeitgemäße Services für Bürgerinnen und Bürger anzubieten.
Mit Markus Reimer, Account Executive Public Sector bei der Ui UiPath GmbH und Wolfgang Landmann, Leitung IT Business Services für die Stadt Nürnberg sprach Jan Strehmann, Referatsleiter beim DStGB, darüber, was Automatisierung und Software-Roboter leisten können, wie sich die Dienste zu weiteren Technologien wie der Künstlichen Intelligenz abgrenzen lassen und welche technologischen Zusammenhänge und Perspektiven es gibt. Anhand des konkreten Beispiels der Stadt Nürnberg wurde dargestellt, wie der Einstieg in Automatisierungsprozesse gelingt und welche Voraussetzungen es technisch, rechtlich und organisatorisch braucht. Bei der Einführung der Prozessautomatisierung seien eine klare Zielvorgabe, sowie eine umfassende Begleitung in einem übergeordneten Prozess genauso existenziell, wie etwa die Identifikation geeigneter Prozesse, so Wolfgang Landmann. Auch die Mitnahme und kommunikative Einbindung aller relevanten Akteure in der Verwaltung sei von größter Bedeutung: So verwies Markus Reimer darauf, dass vielen Verwaltungsmitarbeitenden das Potenzial der Automatisierung gar nicht bewusst sei. Diskutiert wurde außerdem, nach welchen Kriterien Automatisierungsideen bewertet und priorisiert werden und welche Herausforderungen bei der Umsetzung auftreten können.
Am dritten Tag der SCCON folgte auf der Hauptbühne das DStGB-Fachforum „Zentral, dezentral oder doch egal? Wie Digitalisierung unsere Verwaltungen unterstützen kann“, moderiert von Miriam Marnich, Referatsleiterin beim DStGB. Nach einer Begrüßung durch Alexander Handschuh, Sprecher und Beigeordneter, DStGB, ging es anschließend um die Frage, ob Zentralisierung der Schlüssel für eine zukunftsfähige Verwaltung sei.
In seinem einleitenden Impulsvortrag forderte der Vorsitzende der Arbeitsgruppe der CDU/CSU-Bundestagsfraktion im Ausschuss für Digitales und Staatsmodernisierung, Ralph Brinkhaus die Antwort auf die Frage der Zentralisierung vom Adressaten der Verwaltungsleistung her zu denken: Den Menschen sei es letztlich egal, ob sie eine Leistung von Bund, Ländern oder Kommunen kriegen. „Demokratie muss liefern“, so Brinkhaus abschließend.
In der anschließenden Diskussionsrunde betonte Ralph Spiegler, Präsident des Deutschen Städte- und Gemeindebundes die kommunale Stärke: „Der Staat wird zuerst auf kommunaler Ebene wahrgenommen.“ Dabei sei Digitalisierung kein Selbstzweck, sondern in erster Linie ein
Werkzeug, um die Verwaltung neu zu denken. Deswegen dürften die Kommunen nicht mit Fragestellungen überlastet werden, die sich zentral beantworten ließen, ohne dass dabei Service vor Ort verloren gehe. Susanne Miosga, Referentin Öffentlichkeitsarbeit, Verbandskommunikation, Finanzen beim Städte- und Gemeindebund Mecklenburg-Vorpommern e. V., warnte vor dem demografischen Wandel: auf fünf Mitarbeitende der öffentlichen Verwaltung, die in Rente gingen, kämen nur zwei neue nach. Daher sei es wichtig die Hemmschwelle zur Nutzung digitaler Angebote insbesondere für kleinere Gemeinden zu senken. Dr. Michael Kollig, Director of Google Cloud Customer Engineering Europe North, plädierte für mehr Effizienz, beispielsweise durch eine stärkere Automatisierung von Verwaltungsprozessen: „Es macht wenig Sinn, dass jede Kommune ihre eigene Lösung baut, um ein Auto zuzulassen. Das wird einmal gemacht – und dann können es alle nutzen.“ Für eine sinnvolle Digitalisierung müsse man sich zunächst immer fragen, welches Ergebnis man erzielen wolle und wie man dieses erreichen könne. Ralph Brinkhaus ergänzte, dass es eine neue Kultur der Zusammenarbeit über alle föderalen Ebenen hinweg brauche. Digitalisierung sei dabei als Führungsaufgabe zu verstehen, die im Bund wie in den lokalen Ebenen von oben herab gelebt, aber auch auf allen Ebenen mitgetragen werden müsse.