„Prozessbeschleuniger“ – Weniger Zeit für Akten, mehr Zeit für Bürger, Wirtschaft und Politik

V. l. n. r.: Franz-Reinhard Habbel, Sprecher des DStGB, Dr. Eckhard Ruthemeyer, Bürgermeister der Stadt Soest und Präsident des Städte- und Gemeindebundes Nordrhein-Westfalen und Brigitte Sliwa, E-Government-Projektkoordinatorin der Stadt Soest
Foto: Gero Sliwa

Zu Beginn der Tagung begrüßte Dr. Eckhard Ruthemeyer, Bürgermeister der Stadt Soest und Präsident des Städte- und Gemeindebundes Nordrhein-Westfalen, die Teilnehmer. „Die Verwaltungen stehen vor einem erheblichen Wandel. Die Geschäftsprozesse werden in Zukunft zunehmend digital abgewickelt“, prognostizierte Ruthemeyer. Als Verwaltung sieben Tage in der Woche 24 Stunden erreichbar zu sein, sei seine Zukunftsvision.

„Durch technische Lösungen ist es in der Arbeit der Verwaltungen möglich, Synergie- und Effizienzpotentiale zu erkennen und auszuschöpfen“, betonte Franz-Reinhard Habbel, Sprecher des Deutschen Städte- und Gemeindebundes, innerhalb seiner Begrüßungsrede. „Durch die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse entsteht eine „Win-Win Situation“: Die Städte und Gemeinden arbeiten effizienter und sparen Kosten. Dies wiederum kommt den Bürgerinnen und Bürgern zugute, da die Dienstleistungen der Kommunen preiswerter werden und die Bearbeitungszeiten sich verkürzen.“

Prof. Dr. Jürgen Stember, Dekan des Fachbereichs Verwaltungswissenschaften an der Fachhochschule Harz, referierte in einem Impulsvortrag über die Potentiale, die die digitale Verwaltung in sich birgt. „Die Vision einer funktions- und bereichsübergreifenden digitalen Informationsverarbeitung ist bereits in vielen Köpfen vorhanden, in der Praxis ist dieses Vorhaben bisher allerdings nur bruchstückhaft realisiert“, sagte Stember. Es gelte jedoch in Zukunft noch einige Hindernisse und Hürden u.a. in den Bereichen Technik und Sicherheit zu überwinden. „Die Pilotierungen in Soest und Lippstadt fungieren als wesentliche Beschleunigungsmotoren in diesem Prozess“, resümierte Stember.

Innovators Club zu Gast im Ratssaal der Stadt Soest. Foto: Gero Sliwa

Anschließend stellte Brigitte Sliwa, E-Government-Projektkoordinatorin der Stadt Soest, das Modellprojekt „Digitale Postbearbeitung“ vor, das in den letzten Monaten in Kooperation mit der Deutschen Post AG in den Städten Soest und Lippstadt sowie dem Märkischen Kreis durchgeführt wurde. Im Rahmen der digitalen Postbearbeitung sollte gemeinschaftlich eine organisatorische und technische Lösung für die gemeinsame Abwicklung des Postein- und ausgangs der beteiligten Kommunen in digitaler Form gefunden werden. Mit Hilfe eines effizienten Dokumentenmanagementsystems werde eine medienbruchfreie Sachbearbeitung gewährleistet. Im Kern gehe es darum, die Optimierungspotenziale des digitalen Schriftverkehrs zu identifizieren, die fachlichen Kernanforderungen zu spezifizieren und ein auf andere Kommunen übertragbares Realisierungskonzept zu entwickeln, so Sliwa zu den Zielsetzungen des Projekts. Dabei spiele der Gedanke der interkommunalen Kooperation zur Generierung von Synergieeffekten eine bedeutende Rolle.

In einer offenen Arena unter der Moderation von Franz-Reinhard Habbel diskutieren Brigitte Sliwa, Walter Böhle, Stadt Lippstadt, Dirk Lönnecke, Kreisdirektor Kreis Soest, Stefan Schmidt von der Deutschen Post AG, Prof. Dr. Jürgen Stember, Hochschule Harz sowie Jürgen Platte, d-NRW, über die Potentiale und Herausforderungen einer fortschreitenden Digitalisierung der Verwaltung.

Abschließend griffen die Teilnehmer in zwei Arbeitsgruppen mit unterschiedlicher Schwerpunktsetzung die Tagungsinhalte auf, um diese vertiefend zu diskutieren und weitere Reformmöglichkeiten sowie Lösungsansätze für die eigene Kommune zu erarbeiten.