Im Rahmen der gemeinsam vom Deutschen Industrie- und Handelskammertag, dem Deutschen Städte- und Gemeindebund, dem Deutschen Städtetag, dem Deutschen Landkreistag sowie der VITAKO (Bundesarbeitsgemeinschaft der kommunalen IT-Dienstleister) organisierten Veranstaltung wurde deutlich, dass elektronische Informations- und Kommunikationsmittel die Beschaffungsprozesse der öffentlichen Hand deutlich vereinfachen, beschleunigen und effizienter gestalten können. Ein Blick in die Praxis belegt jedoch, dass es derzeit sowohl auf Seiten der Auftraggeber als auch auf Seiten der anbietenden Wirtschaft noch zahlreiche „weiße Flecken“ auf der Vergabelandkarte gibt.
Neue Dynamik wird die verbindliche Einführung der elektronischen Kommunikation bei öffentlichen Auftragsvergaben durch die neuen EU-Vergaberichtlinien, welche am 17.04.2014 in Kraft getreten sind, mit sich bringen. Öffentliche Auftraggeber, also auch Städte und Gemeinden, müssen danach bereits bis zum 18.04.2016 die Vorschriften
- zu elektronischen Auktionen und elektronischen Katalogen,
- zur elektronischen Übermittlung und Veröffentlichung von Bekanntmachungen und von Aufforderungen zur Interessenbestätigung und
- zum unentgeltlichen, uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang zu Auftragsunterlagen mithilfe elektronischer Mittel über eine Internetadresse umsetzen.
Insbesondere die letztgenannte Anforderung wird die Kommunen schon bald fordern. Es ist nach den neuen Vergaberichtlinien sicherzustellen, dass interessierte Bieter bzw. Bewerber zukünftig einen unentgeltlichen, uneingeschränkten und direkten Zugang zu den Auftragsunterlagen mithilfe elektronischer Mittel über eine Internetadresse haben. Insoweit müssen bereits vorhandene Zugangsmöglichkeiten oder auch neu zu schaffende Strukturen, etwa eine eigene Homepage („Vergabeseite“) oder Angebote externer Dienstleister, auf Ihre (unentgeltliche) Verfügbarkeit hin überprüft werden. Die vollständige elektronische Abwicklung eines Vergabeverfahrens – also bis hin zur Abgabe bzw. Annahme von Angeboten in elektronischer Form – muss bis spätestens 18.10.2018 sichergestellt werden.
Nach Auffassung des DStGB sollten sowohl Auftraggeber wie auch Bieter die Chancen nutzen, die eine Umstellung auf die elektronische Kommunikation bietet. Elektronische Vergabeverfahren sind manipulationssicher, effizient und können helfen, die Zeitdauer sowie die Kosten von Vergabeverfahren zu senken. Die Tagungsteilnehmer waren sich daher einig, dass die eVergabe auch im kommunalen Bereich sinnvoll ist und – ungeachtet der EU-rechtlichen Vorgaben – zum Kommunikationsstandard von Vergabeverfahren gemacht werden sollte.
Hierbei sollte aber bedacht werden: Die eVergabe muss eine dienende Funktion für effizientere Ausschreibungen haben – und nicht umgekehrt. eVergabe-Lösungen müssen daher beide Seiten der Beschaffung, also Auftraggeber und die anbietenden Wirtschaft, im Blick haben. Dies bedeutet auch, dass es bei der Umsetzung der rechtlichen Anforderungen nicht zu einer einseitigen Verlagerung der Kosten von eVergabe-Prozessen auf die Kommunen kommen darf. Wichtig erscheint auch, die Ergebnisse des Projekts X-Vergabe und seine weiteren Entwicklungen bei der Umsetzung zu berücksichtigen.
Auf Seiten der anbietenden Wirtschaft wird es darum gehen müssen, übergreifend – das heißt auch bei kleineren Unternehmen und Handwerksbetrieben - auf die Anforderungen der elektronischen Kommunikation und deren Chancen hinzuweisen. Auf Seiten der (kommunalen) Vergabestellen empfiehlt es sich zudem, im Hinblick auf die Einführung der elektronischen Kommunikation das Vergabewesen zentral zu organisieren und auch zu prüfen, welche gemeinsamen technischen Lösungen sich auf Länderebene (Gemeinsame Vergabeplattformen) anbieten. Zudem wird eine frühzeitige Schulung und Mitarbeiterqualifikation erforderlich sein. Sofern sich eVergabe-Lösungen in der Vergabepraxis etabliert haben kann im Einzelfall auch die Anwendung auf Aufträge im nationalen Bereich, also unterhalb der EU-Schwellenwerte, geprüft werden. Eine für Kommunen verbindliche Vorgabe lehnt der DStGB in diesem Zusammenhang allerdings ab.